مجموعة من الحالات. ترتيب تشكيل

جميع الوثائق بعد تنفيذها يجب أن تجمع في القضية. مصطلح "العمل" وفقا GOST 51141-98 ينبغي أن يفهم وثيقة واحدة أو مجموعة من الوثائق التي تتعلق اتجاه معين للمنظمة ووضعها في مجلد تحت غطاء منفصل. لتشكيل الصحيح وتخزين وتسجيل حالات في كل منظمة يجب سنويا (مع الأخذ في الاعتبار التغيرات في البيئة الخارجية والداخلية) الشؤون تسمية عنصر، وهو أمر ضروري لبحث سريع الوثائق.

عندما تشكيل شؤون أي من الوحدات ينبغي أن يسترشد متطلبات نظام الدولة الموحدة لحفظ السجلات. يتم تعيين الأحكام الرئيسية في GOST 51141-98، الوثائق الرئيسية للدائرة محفوظات الحكومة الروسية، أرشيف المبادئ التوجيهية الهيئات وقوائم المواد الوثائقية. لا بد من الامتثال ل شروط تخزين الوثائق والملفات. إذا كانت منظمة مع بنية معقدة والعديد من الوظائف في كل قسم وعبر المؤسسة تطبق مبادئ موحدة لتنظيم الوثائق، تشكيل والحالات الفهرسة. لذا موظفي دائرة الشؤون التسمية، ونوعية الخدمة، أي غيرها من وحدة الهيكلية يجب تشكيل أو تنظيم الأخذ بعين الاعتبار متطلبات الوثائق المعيارية.

في الخطوة الأولى هي تحديد القضايا والفئات من الوثائق، التي يجب أن تشمل الحالات حدة التسمية أو منظمة. علينا أن ننطلق من الحاجة لتغطية كامل المبلغ من وثائق كيفية إنشاء واستقبال. عندما ترى أسئلة جديدة لم تشملها مسميات، فمن الضروري ادخال اضافات. التسميات الشؤون الشكل الذي ينبغي أن يسمح التحديث في الوقت المناسب له. لذلك، عندما ينبغي أن توفر شؤون فهرسة إمكانية مؤشرات جديدة واستبعاد استبدال مؤشرات تعيينها مسبقا شكلت بالفعل الحالات. قام بتمرير الأعمال غير المنجزة لأكثر من مجموعة في العام المقبل من الحفاظ على العدد الأصلي.

يجب أن يكون عنوان كل قضية واضحة وكشف الكامل لتكوين حالة ومحتوى الوثائق التي يتم وضعها في هذا المجلد. على مجلد يجب تحديد مؤشر و العمر الافتراضي لل قضية. ويتم تجميع القضايا على أساس من الاسمية، على سبيل المثال، أوامر والبروتوكولات والتعليمات وهلم جرا. يمكن تكوين الحالات في التفاصيل، على سبيل المثال، والمراسلات مع مراسل معين، والمراسلات لتوريد المواد الخام، والمراسلات مع الصحفيين، جنبا إلى جنب على أساس إقليمي، وهلم جرا.

متى يجب دفع الوثائق تضم الانتباه إلى شروط التخزين الخاصة بهم. لا يمكن دمجها في أوراق القضية من التخزين المؤقت والدائم أو فترات التخزين المختلفة. لا يجوز أن تدرج في مسودة اتفاق، تضاعفت الوثائق غير ذات صلة أو خيارات نسخة. في تشكيل شئون يجب أن يتم التحقق في وجود جميع التوقيعات الوثائق والتخليص السليم.

وينبغي بذل الشؤون فهرسة وترتيب الأولويات في الترتيب من حيث الأهمية. أول تحدد أهم الوثائق (أوامر أو لوائح أو غيرها من الوثائق الإدارية). يجب أن تحتوي على تسمية الشؤون فهارس وعناوين الشؤون، وشروط وظروف التخزين، امر الاخلاء. مجموعة من الحالات التي يوافق عليها النظام القائم في تنظيم واتفق مع ضابط من أرشيف دولة في المنطقة. في نهاية العام في جدول التعريفة الصادرة سجل النهائي يبين عدد الحالات التي تم فتحها خلال العام في كل فئة. تقديم حالات أرشفة دائمة أو التخلص من حالات التخزين المؤقت (عند الاستحقاق) تتم وفقا لتأسيسها من قبل التعليمات على مكتب العمل حق التنظيم.