قانون نقل الوثائق - متى ولماذا مطلوب

إن إبرام أي معاملة يتطلب تأكيدا مستندا. وبالإضافة إلى إعداد الوثائق اللازمة، كثيرا ما يطلب منها نقل الأوراق الرسمية من فرد أو كيان قانوني إلى آخر. وهذا النقل هو إجراء قانوني ويتطلب الشكل الكتابي اللازم. الأدلة الوثائقية على الحدث هي فعل نقل الوثائق، وضعت في شكل معين وموقعة من قبل جميع المشاركين.

وهذا العمل مبرر قانونيا بشرط تجميعه وفقا لقواعد حفظ السجلات وتوافر جميع التوقيعات اللازمة. ولا يوجد مصرف واحد أو نموذج موحد لجميع الحالات، لأن الحالات التي تتطلب نقل الوثائق متنوعة جدا. ولذلك، فإن شكل هذه الوثيقة في كل حالة محددة مختلفة.

وبصفة عامة، تتألف الوثيقة من ثلاثة أجزاء إلزامية. الجزء الأول، مباشرة بعد عنوان "قانون قبول ونقل الوثائق" (عينة، عادة لكل نوع من الوثائق) وتواريخ ومكان التجميع، يحتوي على متطلبات الأطراف المرسلة والمستقبلة. بالنسبة للأفراد هذا هو الاسم الكامل وبيانات جواز السفر، للمنظمات - الاسم الكامل وبيانات الممثلين. إذا تم نقل الوثائق بين إدارات مختلفة من نفس المنظمة، يجب عليك تحديد أسماء الوحدات الهيكلية (الإرسال والاستقبال)، فضلا عن أسماء الممثلين.

وفي الجزء الثاني، يتضمن قانون النقل القائمة الفعلية للوثائق المرسلة، مع الإشارة إلى الأرقام التسلسلية وبيانات التسجيل المنعكسة في الوثائق المحاسبية. فمن الأكثر ملاءمة لترتيب مثل هذه القائمة في شكل جدول.

وفي الجزء الأخير من القانون، يجب الإشارة إلى عدد النسخ التي جمعت وتوقيعات الأطراف. وبالنسبة لممثلي المنظمات القريبة من التوقيع، من الضروري الإشارة إلى المواقف وإعطاء نسخة من التوقيعات. كما يجب أن تكون الشهادة معتمدة من قبل المنظمة.

في حالة نقل الوثائق الهامة بشكل خاص، يتم وضع شهادة النقل من قبل لجنة خاصة تم إنشاؤها بأمر من الرأس. وفي هذه الحالة، تكون التوقيعات والأسماء والمواقف لجميع أعضاء اللجنة إلزامية.

ولا يمكن نقل الوثائق بصورة عكسية إلا بناء على طلب خاص من النموذج المعمول به مع نقل الوثائق المنقولة. وإذا فقدت بعض الوثائق، ينبغي أن ينعكس ذلك أيضا في الطلب.

وما هي الحالات التي ينبغي أن ينشأ فيها إجراء النقل؟ وفي سير عمل الموظفين، يتم نقل الوثائق من موظف إلى آخر في حالات الإجازة، والفصل، والانتقال إلى إدارة أخرى. وبالإضافة إلى ذلك، يتم وضع هذا القانون عندما يتم تسليم الوثائق إلى الأرشيف للتخزين أو التدمير. تنعكس جميع المعلومات اللازمة حول حركة الوثائق في مجلة خاصة أو مجلد. يجب أن يحتوي فعل إرسال واستقبال الوثائق على قائمة كاملة بها، بغض النظر عن عدد الأوراق أو المجلدات.

وللاطلاع على قانون نقل مختص قانونا وصياغته بشكل صحيح، يجب أن يكون لدى دائرة شؤون الموظفين في المنظمة قائمة بالوثائق التنظيمية اللازمة. وتشمل الوثائق الإلزامية لخدمة الموظفين حكما يتعلق بالأجور واللوائح الداخلية وعقود العمل وجداول الموظفين وأوامر الموظفين وجداول الإجازات والبطاقات الشخصية للموظفين وكتب عملهم وطلبات الموظفين للحصول على إجازة وفصل وعدة بلدان أخرى.

وتتمثل العملية المسؤولة بوجه خاص في قبول ونقل كتب العمل، في حالة فقدان عملية الانتعاش المرتبطة بصعوبات كبيرة. كما أن أهم وثيقة هي كتاب سجلات كتب العمل، التي تحتوي على توقيعات لكل من الموظفين ورفضت. ويوصى بنقل كتب العمل في شكل ملحق منفصل للقانون يحدد سلسلة وعدد كل كتاب، بما في ذلك الكتب غير المطالب بها.

وفي بعض الحالات، يتم نقل نسخ من الوثائق، وهذا ينطبق أساسا على الوثائق السرية أو القانونية أو وثائق المساءلة الصارمة.

وفي حالة فقدان وثائق معينة وظهور خلافات بشأن هذه المسألة، يعتبر قبول القبول ونقله الأساس القانوني الرئيسي لحل المنازعات. لذلك، تصميمه الصحيح هو مهم جدا، فمن الأفضل إذا تم إنتاجه من قبل متخصص مع خبرة في العمل مع الوثائق.