حيث تكون الكتابة "مرقمة ومربوطة ومغلقة"

ومن بين الوثائق الحالية والمحفوظات، توجد في كثير من الأحيان وثائق على الجانب الآخر يوجد فيها نقش "مرقمة ومربوطة ومغلقة". متى ولأي غرض يتم استخدام هذه الطريقة؟ مع هذا هو أن نفهم بمزيد من التفصيل.

تحتاج إلى البرامج الثابتة

في عملية إجراء العمل المكتبي، يحتاج المتخصصون أحيانا للتعامل مع وثائق متعددة الصفحات. إذا كانت هذه المراسلات أو الورق العادي للاستخدام اليومي، فمن المعتاد أن تجمع الأوراق مع مقاطع ورق أو دباسة. وتتيح هذه الطريقة في أي وقت تقسيم الوثيقة إلى أجزاء أو تغيير الأوراق في الأماكن. ومع ذلك، في بعض الحالات هذا أمر غير مقبول على الاطلاق. ومن الضروري الحفاظ على سلامة الوثيقة:

• عند نقله إلى الأرشيف؛
• للتحقق من النسخ الفردية؛
• تقديم التقارير إلى التفتيش الضريبي والصناديق الأخرى؛
• عند تقديم مجموعة من الوثائق للتسجيل.

في هذه الحالة، يتم قبول أوراق الأعمال متعددة الصفحات لتكون مخيط، وفي الختام لوضع على ظهرهم التحقق من الكتابة من نوع "مرقمة، وتعادل ومختومة".

وقدم نسخة مماثلة من التصميم حتى على أساس غوست R 51141-98 "مكتب العمل والأعمال الأرشيفية"، وكذلك ترتيب روزرخيفا № 76 من 23 ديسمبر 2009. وتشرح هذه القوانين المعيارية متطلبات الوثائق المجهزة، فضلا عن منهجية وتوصيات برامجها الثابتة. والعنصر الإلزامي في هذه الحالة هو بطاقة الائتمان التي كتب عليها "مرقمة ومربوطة ومغلقة".

قواعد فلاش

من أجل فصل الصفحات الفردية في وثيقة واحدة متعددة ورقة، سوف تحتاج:

• خيط كثيف؛
• إبرة مع العين واسعة؛
• المخرز.
• مقص.
• لاصق الكتابية ؛
• ورقة بيضاء.

يتم أبسط نسخة من خياطة على ثلاثة ثقوب. جميع الأعمال تتم في عدة مراحل:

1. أولا، على الجانب الأيسر من كومة من الوثائق، فمن الضروري لجعل الثقوب مع فتحة من 3 على نفس المسافة من بعضها البعض.
2. الموضوع في الإبرة وتمريره، بدءا من الظهر، في موقع ثقب الأوسط. وفي الوقت نفسه، ينبغي أن يبقى على الأقل 7 سنتيمترات من خيوط في المخزون.
3. على الجانب الأمامي، خيط الإبرة في حفرة على اليسار. يجب أن يكون هناك غرزة واحدة.
4. على الجانب الخلفي، وتمرير الإبرة وخيط في ثقب الحرة المتبقية على اليمين.
5. خيط الموضوع في الوسط (في المكان الذي تم تشغيل البرامج الثابتة).
6. اثنين من بقية الموضوع على الجانب الخلفي من عقدة بحيث غرزة هو في الداخل.
7. من ورقة مع مقص قطع قطعة مستطيلة قياس 2 × 8 سم، ومن ثم لصقه على عقدة ونهايات الخيط.
8. على ورقة لاصق جعل النقش "مرقمة، وتعادل ومختومة"، مشيرا إلى عدد من أوراق متصلة (في الأرقام والكلمات). أقل قليلا هو التوقيع وفك التشفير.

وثيقة حتى مخيط يمكن إرسالها بأمان إلى الوجهة.

سجلات البرامج الثابتة

وفقا لقواعد إجراء عمل المكتب في البرامج الثابتة، وهناك حاجة أيضا العديد من الكتب المحاسبية، حيث الموظفين المسؤولين تسجيل الوثائق الواردة. وهذا ضروري للحماية، والمعلومات الواردة فيها وملاءمة البحث. وبطبيعة الحال، فإنه من الأسهل على الوجه من خلال عدة صفحات في الوقت المناسب من لمراجعة مجموعة من الوثائق التي، على سبيل المثال، لا ينبغي أن تكون متاحة لأطراف ثالثة. ولهذه الأغراض ، يجري إنشاء سجل تسجيل في العديد من المؤسسات . هذا هو كتاب مع ترقيم نهائي، حيث يتم الاحتفاظ بسجل دائم من الوثائق من نوع معين (كتب العمل، صادرة توكيلات، أوامر، إحاطة تمهيدية حول أوت وغيرها).

يجب أن يكون لسجل التسجيل غطاء صلب بما فيه الكفاية للحماية من التلف الطبيعي. وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون جميع الأوراق التي هي داخلها ترقيم وخياطة مع موضوع قوي. يجب أن تبقى نهايات الجلد في داخل الغطاء وتكون مختومة مع ورقة فارغة، والتي عادة ما يتم إجراء حروف قياسية.

ورقة الضمان

بعد البرامج الثابتة، يجب أن تكون الوثائق مصدقة مع توقيع رئيس الشركة وختم الشركة. وھذا تدابیر ضروریة یتم استخدامھا حتی لا یستطیع بعض الموظفین عديمي الضمير التزوير واستبدال بعض سجلات التسجیل. كما ورقة الضمان، وكقاعدة عامة، يتم استخدام قطعة من ورقة فارغة من شكل مستطيل. فإنه يحتاج إلى لصقها بحيث يتم حظر عناصر البرامج الثابتة (الموصل وبقية المواضيع) قدر الإمكان. أعلاه، يجب على العامل المسؤول تدوين نقش معين. وفي بعض المؤسسات، يستخدم شكل خاص لذلك: "مربوط ومرقم ومختوم".

يمكنك كتابة النص على الكمبيوتر، ثم طباعة العينات النهائية في المبلغ المناسب. تحت النقش الرئيسي، وكقاعدة عامة، يشار إلى وظيفة الموظف المسؤول (مدير)، وكذلك توقيعه مع نص مفصل. تنتهي صلاحية ورقة التحقق هذه بتاريخ البرنامج الثابت لهذا المستند.

نطاق الوثائق المراد اعتمادها

قبل الشروع في البرامج الثابتة، فمن الضروري أن عدد كافة الأوراق المدرجة في هذه الوثيقة. هناك قواعد معينة لذلك:

1. الأرقام ليست مرقمة، ولكن ورقة.
2. وعادة ما توضع الأرقام في الزاوية العلوية اليمنى بترتيب تصاعدي.
3. يتم تسجيل الأرقام في الأرقام العربية (في حالات نادرة يسمح له باستخدام الأرقام الرومانية).
4. يتم ترقيم ورقة تحتوي على أجزاء فردية بالترتيب العام. وبالإضافة إلى ذلك، يتم تجميع جرده بشكل منفصل.
5. في وجود الإلتصاق، يتم تعيين ورقة كاملة رقم واحد منتظم.
6. إذا كانت الوثيقة تحتوي على تطبيقات داخلية، فيجب أيضا ترقيمها بشكل منفصل.
7. في بعض الأحيان عند الأرشفة في حالة وجود رسائل. في هذه الحالة، أولا يتم ترقيم المغلف، ثم - ما هو فيه.

ويشار إلى مجموع عدد الأوراق في نص مذكرة الضمان مرتين. أول شيء هو قيمة رقمية، ثم بين قوسين - في الكلمات.

منذ عام 2013، في روسيا، دخلت المتطلبات الجديدة لتخليص الأوراق المالية المحولة إلى منظمات أخرى حيز النفاذ. ولكن، على الرغم من حقيقة أنه لا يوجد ما يقوله عن البرامج الثابتة الإلزامية، لا تزال العديد من الشركات لاستخدام هذه الطريقة لإعداد الوثائق بالطريقة القديمة.