مدير المكتب. وظيفة وظيفة

بصفته "مدير مكتب" معظم أرباب العمل يرون عمال أداء مجموعة واسعة جدا من المسؤوليات. الغرض من إدخال التوظيف وحدة - ضمان العمل السلس للمكتب، أو حتى خدمات متعددة المسؤولة عن ذلك. إذا كنت ترغب في أي وزير العاديين، والإجابة على المكالمات الهاتفية، وتلقي البريد والزوار، وبطبيعة الحال، ومدير مكتب - هو رئيس، كما يتطلب الموظف صلاحيات وسلطة معينة. وبدون ذلك، فإنه لن يكون قادرا على القيام بفعالية بمهامها.

وكجزء من مهامها الأساسية، وقائمة من الواجبات التي يتعين القيام بها من قبل مدير المكتب، يجب أن تغطي خمس مناطق على الأقل. ينبغي أن يكون مفهوما أن المكتب - انها ليست الغرفة حيث يجلس الرئيس والمكان الذي لا يزال أداؤها الوظائف الإدارية والتنظيمية. وهذا يعني أن نوعية وتوقيت سيعتمد على كيف سيتم بناء عمل مدير المكتب.

المسؤوليات الإدارية. وتشمل أعمال التخطيط للمكتب، والهيكل التنظيمي وموظفيها الإدارة، وإدخال ثقافة الشركات، وتطوير التواصل مع الشركاء والسيطرة على السياسة التقيد به.

وظائف إدارية. وتشمل تنظيم المكاتب، وإقامة علاقات بين الخدمات، وتوزيع المساحات المكتبية بين الموظفين.

الأسرة الواجبات. مدير مكتب يجب ترتيب شراء المعدات المكتبية والقرطاسية والمواد الاستهلاكية، والأجهزة المنزلية. وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن توفر مكاتب التنظيف، وصيانة المعدات المكتبية، ودفع في الوقت المناسب من فواتير المياه والكهرباء، الإيجار ، الخ

السيطرة الواجبات. هذا ويشمل النشاط إجراء عمليات التدقيق والمراجعة، جرد الأصول المادية والوثائق.

إعداد التقارير. وهي تشمل إعداد وثائق (المعلومات) لرئيس التقارير.

اعتمادا على حجم المنظمة، قد يكون موظف متعاقد مستقل المكلفة الحكم (للشركات الصغيرة)، ويمكن أن يؤدي خدمة كاملة. في نفس الوقت رأس المنظمة ينبغي أن يكون مفهوما أن إضفاء الطابع العالمي على رغبة الموظفين واحتساب الرسوم الأشياء الخاصة التي تقع ضمن اختصاص الخدمات الأخرى، ليس له ما يبرره دائما. على سبيل المثال، فإنه ليس من الضروري تحميل هذه المحاسبة الموظفين، وإدارة شؤون الموظفين، الخ هذا المزج هو عادة له تأثير سلبي على نوعية العمل. والسبب في ذلك يكمن في حقيقة أن واجبات هي أوسع بكثير من واجب لضمان عمل المكتب، فإنها تتخلل المنظمة بأكملها. لذلك، وهو ما يمثل العمل، يجب أن يكون مدير مكتب التركيز على الخبرات والمهارات من المجالات الخمسة المذكورة أعلاه من النشاط، بدلا من نشرها في كثير من الأحيان لا علاقة مجموعة واسعة جدا من المسؤوليات لعمل البرامج المكتبية. في هذه الحالة، فإن صاحب العمل تبحث عن موظفين مؤهلين في هذا المجال ينبغي ألا يغيب عن البال، والتي كان يحتاج الموظف، وليس لتحقيق الزيادة في متطلبات وظيفة غير الأساسية.