ما هي إدارة السجلات وإدارة الوثائق؟

النجاح في الأعمال التجارية يعتمد على تنظيمه المناسبة. يجب أن يكون كل من المديرين والموظفين على علم بأن هذه الأوراق. ما هي معالمه، ما هي أنواع هناك، وما اللوائح ينبغي أن تؤخذ في الاعتبار في تنظيم سير العمل؟

ما هو إدارة السجلات

أي منظمة، بغض النظر عن الملكية وخصائصها، ويخلق في سياق الأعمال مجموعة متنوعة من الورق. ويمكن أن يكون على حد سواء أوامر ورسائل وتقارير. كل منهم ينتمون إلى الوثائق التنظيمية والإدارية.

مكتب العمل - نشاط لإنشاء وثائق المنظمة، التي يؤديها قواعد وشروط معينة. في معظم الأحيان في المؤسسات تخصيص الموظفين المتفانين، والعمل في هذا القطاع. في الشركات الصغيرة يمكن وضعها وزير الدالة على أي موظف تقريبا.

إذا فهم جوهر المصطلحات (ما العمل الورقي)، يصبح من الواضح أن أصل الكلمة. هذا، وفوق كل شيء، وتثبيت على الناقل المادي المعلومات الرسمية. وخلال هذه العملية يخلق الوثائق التنظيمية والإدارية، الذي يبدأ في وقت لاحق إجراءات معينة.

مصطلح "رجال الدين" ظهر لوقت طويل، ولكن فقط في منتصف القرن الماضي، رسميا استغرق الشكل، ويجري الثابتة في اللوائح على مستوى الدولة.

مكتب إدارة وثيقة إدارة - ما هو؟

المنظمة لا يمكن أن توجد بشكل مستقل عن القانون. هو دائما إدارة السجلات وإدارة الوثائق. ما هو عليه، ما هي الميزات من ورقة نقل، وكيفية ترتيبها؟ يتم حل هذه القضايا من قبل متخصصين: السكرتارية والمحفوظات، والعاملين في إدارة شؤون الموظفين.

المراسلات التجارية وتتضمن تحديد المعلومات على وسيط ملموس، وإنشاء ورقة أو وثيقة إلكترونية. عند قاعدته بنيت تنظيم سير العمل - من أجل حركة أو بريد إلكتروني من إنشائها إلى تنفيذ وارسال الأرشيف أو تدميرها.

فيما يتعلق بمكان ورقات العمل فيما يتعلق الموظفين والإدارة وثيقة منظمة ينقسم إلى الخارجية والداخلية. من المصدر سيعتمد على أوامر إلى الأمام الطريقة، الحروف.

تتضمن تنظيم وثيقة داخلية الخطوات التالية:

• إنشاء وثيقة المشروع.
• التنسيق؛
• مشروع وثيقة التوقيع اخماد تاريخ و رقم التسجيل. من لحظة تسجيل ويعتبر نشرت رسميا وتقبل للتنفيذ.
• لتقديم الجناة والرصد؛
• تنفيذ الأوامر.
• تسجيل إعدام وثائق للتخزين، اعتمادا على توقيت وضرورة.
• تدمير الوثائق التجارية مع منتهية الصلاحية أو تصميم لهم لحفظها.

مراحل الخارجية ثيقة ككل متشابهة، ولكن هناك بعض الاختلافات:

• الوثائق المقدمة للشركة من الخارج. هذه الورقة يمكن أن تكون الأم والطفل والفروع واللوائح من السلطات من السلطات الرسمية، أوامر المحكمة، ورسائل من المواطنين.
• كل تلقى في تنظيم الوثائق التجارية اللازمة للخضوع لإجراءات التسجيل. ويؤكد أن يتم نقلهم تحت السيطرة.
• الخطوة التالية هي العمل مع وثيقة، وإدخال أو متطلبات الأداء.
• إذا لزم الأمر، ويتم رد رسمي.
• آخر مرحلة - الرسم لفترة طويلة أو المحفوظات التخزين، ونهائي الدمار.

وبالإضافة إلى ذلك، فيما يتعلق بإدارة المنظمة هي أنواع من الوثيقة التالية:

• أعلى - من الرقيق للحكام (مذكرات تفسيرية)؛
• أسفل - من الإدارة للموظفين (أوامر)؛
• الأفقي - بين مواقف متساوية (الأفعال، بروتوكولات).

وفي الحركة يتم تسجيل جميع مراحل المستند في المجلات الخاصة. ويمكن القيام به في عدة طرق مختلفة:

• سجلات الوثائق التنقل؛
• وثائق بطاقات.
• الوثائق الالكترونية هي الأكثر شيوعا في الغالبية العظمى من المنظمات.

ملامح من إجراءات المحكمة

الكثير يتساءل ما القانونية الأوراق، وكيف يختلف عن المجموع. المحكمة في القضية - وهو قليلا مختلفة مجموعة من الوثائق والمواد الأدلة. التخزين السليم والحركة ويوفر شفافية النظام القضائي. رجال الدين المحاكمة، على عكس التنظيمية قد تكون طوعية. تتم من قبل أشخاص المأذونين، ويتم التحكم بدقة. بالنسبة له، والتنظيمية وكذلك تعريف كافة الخطوات حتى الدمار.

مهام الأمين

معظم موظفي الشركة فكرة غامضة جدا لما الأوراق والمستندات. لهذا نفس الأمين - النشاط المهني.

الشركات الأمانة أداء الوظائف الأساسية لل إدارة الوثائق. وتنقسم شكل وملامح من شركات الخدمات مسك السجلات تنظيم العمل في هذه الأنواع:

• المركزية - جميع الأمناء في نفس القسم والموظفة، موضوع كبير أو وزير أول.
• اللامركزية - الأمناء والموظفين أداء واجباتهم، تنتشر في أجزاء المنظمة وتخضع لرؤسائهم مختلفة.
• مختلطة - هو الأكثر شيوعا في المنظمات الكبيرة.

ملامح وثيقة وستقوم الشركة مباشرة تعتمد على شكل ما اعتمدتها الأمانة.

تعليمات عن مكتب العمل

بغض النظر عن حجم وشكل الملكية، يجب أن تكون في أي منظمة عمل المعياري تنظم حركة الوثائق. ما هو التعليم على إدارة السجلات، وكيفية جعل؟ هذه المسألة غير ذات الاهتمام ليس فقط لأمناء ولكن أيضا بين القادة.

تعليمات عن مكتب العمل - وهذا هو النظام الداخلي للمنظمة التي وافق عليها أمر أو تعليمات الكتيبات، والعمل الدائم. ومن المنصوص عليها جميع مراحل مرور الوثيقة، هي قوائم المشاركات التي التوقيعات يمكن مصادقة وثائق رسمية، تصميم العينات المقدمة، والفراغات والأشكال.

حفظ السجلات

في الصغيرة المنظمات بحد ادنى مستوى من الوثيقة (أقل من 200 في السنة) غير شك في أن هذا السجل حفظ. كل شيء قررت القوات الموظفين أنفسهم، أو حتى الرأس.

إذا الالتزامات حفظ السجلات ليست للموظف المباشر وغير المنصوص عليها في عقد العمل له، فمن الضروري أن يصدر مرسوم تكليف وظائفهم. هذه الوثيقة يجب التفاصيل لرسم الرسوم الإضافية والمسؤوليات والتعويض.

يتميز سجلات الموظفين

إذا كان لديك منظمة تدير واحدة الموظف، تأكد من أنك سوف خلق فرص عمل الوثائق. مسألة الاستعانة بمصادر خارجية ما HR، أهمية خاصة بالنسبة للشركات مع عدد قليل من الموظفين.

HR الاستعانة بمصادر خارجية - هو ضمان حركة وثائق محددة تتعلق توظيف الموظفين. عادة، قامت هذه الواجبات من قبل وحدة خاصة - إدارة شؤون الموظفين. وتشمل مهامها استقبال ومعالجة وتخزين الوثائق HR. بما في ذلك معالجة البيانات الشخصية التي تمثل وثيقة سرية.

عادة أجرت الأوراق الموظفين بشكل منفصل عن الامتثال العام لقواعد ملامح خصوصية والتخزين.

تعظيم الاستفادة من مكتب

على الرغم من سرعة تطوير الرقمية التقنيات والعديد من المنظمات صعبة لتحسين سير العمل. يواصل قيادة من الطراز القديم ورق المراسلات والسلوك العادية السجلات.

ويرجع ذلك إلى عاملين:

• مقاومة للموظفين الابتكار المؤسسة؛
• نقص التمويل.

ويجب على المدراء أن نتذكر أن سير العمل الأمثل مع استثمارات كبيرة يعطي كبير الأثر الاقتصادي.