حقوق وواجبات مساعد إداري

لا يعرف كثير تماما ما واجبات الأمين. ومع ذلك، فإنه ينبغي أن يكون مفهوما بشكل واضح أنه كان جزءا من التوصيف الوظيفي للموظف قبل الحصول على وظيفة. مثل هذه المهنة كسكرتيرة للمرة الأولى ظهرت في روما القديمة. واعتبر هذا الموقف مهم ويعطي الناس الكثير من الطاقة، وذلك لتكون بمثابة سوى يستطع أحد أن وزير. فقط بحلول نهاية القرن ال19، تم منح المرأة الفرصة للقيام بالأعمال الكتابية.

بفضل السينما الحديثة، قد يظن الكثيرون أن المرأة في هذه الصفقات المكتب فقط مع ظهور الخاصة بهم، وإعداد القهوة وعمل بسيط مع الوثائق. ومع ذلك، واجبات الأمين اسعة جدا، بدءا من الملكية المطلقة من برامج الكمبيوتر، ومشاركة آداب العمل وخدمة العملاء. إذا كنت ترغب في فهم كل تعقيدات هذه المهنة، فمن الضروري أن تكون مستعدة لعدم وجود أيام عمل واضحة وغير قياسي على الاطلاق جدول العمل. بعد كل شيء، لديك لضبط تماما لخصوصيات نشاط الشركة ورئيس الروتيني المعتاد.

في الواقع، والأمين المرجع تشير إلى وجود التعليم العالي، الانجليزية بطلاقة كمساعد للمدرب في المعنى، هو وجهها، والمكون الرئيسي لسمعة الشركة. وهناك طريقة مشتركة من الجنس، ولكن النساء غير المتعلمين في حياته لا طائل منه، لأن لمثل هذا الزعيم لن تؤخذ على محمل الجد إما شريك واحد أو العميل.

لذلك، ما هي مسؤوليات الأمين؟ أولا وقبل كل شيء، في هذا الموقف تحتاج إلى تلقي المكالمات الواردة وإعطاء إجابة المؤهلة على جميع الأسئلة. أن تكون على علم، يجب أن نعرف على وجه الدقة جدولة رئيس، وكذلك لفهم الأبعاد الخفية للخصوصيات الشركة. يجب أن تتم الإجابة على كل مكالمة هاتفية من استخدام تعبير مستقر، وهذا هو، على ضرورة أن يتكلم في شخص ثالث. الناس مختلفون، والأمين من الضروري في كل حالة لتكون قادرة على الحفاظ على رباطة الجأش وعدم تنحدر الى وقاحة أو زيادة لهجة. وهكذا، فإن ثقافة التواصل والتي تعتبر واحدة من النقاط الأساسية.

وبالإضافة إلى ذلك، يجب علينا أن نفهم أنه من خلال عقد الأمين عدد كبير من مختلف الوثائق المتعلقة بالنشاط الرئيسي للشركة والمملوكة مباشرة من قبل الهيئة الإدارية. يجب أن يكون لديك القدرة على سرعة تنظيم تدفق الوثائق الواردة، من أجل العثور على المجلد المطلوب، إذا لزم الأمر. في الوقت المناسب لتنظيم العمل المنسق الفعال هو أيضا مهارة مهمة، وتشمل واجبات الأمين استقبال الزوار، بما في ذلك تنظيم اجتماعات غير مخطط لها.

في بعض الشركات على عاتق الموظف المسؤول عن السيطرة على توافر اللوازم المكتبية، وضمان التشغيل العادي ليس فقط للأمانة العامة ولكن أيضا في المكتب كله. وبطبيعة الحال، لديك لشراء المواد الغذائية الأساسية، للحفاظ على صورة الشركة، وسيتم تقديم الضيوف الشاي والقهوة والوجبات الخفيفة. بالنسبة لزعيم من المهم جدا أن يجد الموظف الذي يكون قادرا على بدقة وفي الوقت المناسب لتنفيذ تعليماته، وضمان كفاءة عمل المكتب. يجب السكرتير المختص تكون مختصة في عدد من القضايا المالية، كما في كثير من الأحيان يكون لديك لملء الوثائق المالية وإرسالها إلى حالات أخرى. بطبيعة الحال، فإن الأخطاء افتراض تعاني مواجهة الشركة.

وهكذا، وهو زعيم ذكي نفسك تدرس كل مرشح لمنصب الأمين. وخلال المقابلة، هو محاولة لفهم كيف يمكن لشخص متعلم، مؤنس وقادرة على اتخاذ القرارات في الحالات القصوى.