اجتماع عمل - الاستعدادات والسلوك.

اجتماع عمل هو شكل من أشكال الاتصالات التجارية، والغرض منه - طرح الأفكار، وفهم المشاكل والقضايا لإدارة المشاريع (منظمة) واعتماد الحلول المناسبة لها.

يتم تخصيص أنواع لقاءات العمل لتحقيق الهدف الرئيسي أو المهام التي تحتاج إلى معالجة: التخطيط، والدافع والقواعد الداخلية، للسيطرة على أنشطة الموظفين وغيرهم.

وإعداد اجتماع عمل لديها التكنولوجيا محددة، والتمسك والتي يمكنك بسهولة السيطرة على هذا النوع من الاتصالات التجارية.

الخطوة 1. تحديد أهداف الاجتماع وجدول الأعمال.

اجتماع عمل - هذه ليست مجرد مجموعة من الموظفين. هدفه هو أن تبدو وكأنها-نتيجة الهدف، أي قرار محدد. ولذلك، فإن هذه النتيجة إلى أن تصاغ مقدما. وأكثر تحديدا في صياغة القرار، فإن الاجتماع سيعقد أكثر كفاءة وسيتم dosignut النتيجة. في عملية تحديد الهدف منظم يجب أن يجيب على السؤال: هل يمكن حل هذه المشكلة عن طريق موظف معين في نظام العمل الحالي؟ هل من الممكن أن تحل محل شكل آخر من أشكال عنوان تلبية القضية؟

يتم إعداد جدول الأعمال مسبقا. يجب أن يكون الاجتماع على دراية مناقشة المقبلة، والمواد اللازمة لتكون قادرة على التفكير في حل. وعلاوة على ذلك، يجب أن يكون كل عنصر الخاصة بها هدف النتيجة. بالإضافة إلى البنود المدرجة على جدول الأعمال، وأبلغ المشاركون من الوقت المخصص لمناقشة كل سؤال.

الخطوة 2. تحديد وقت للتنفيذ وعدد من المشاركين.

تقليديا، يتم عقد اجتماعات العمل (ما عدا في حالات الطوارئ) في يوم معين من الأسبوع في فترة ما بعد الظهر. تحديد عدد المشاركين ضروري وذلك لقيام الحد الأدنى لعدد الموظفين. البديل الأمثل لل6-7 الناس. القضايا والتحديات بناءة تعتمد على وجود إلا للأشخاص المهتمين. اجتماع أفضل أن يعهد للموظفين الذين هم الأكفأ في هذا الموضوع.

الخطوة 3. منظمة مكان.

يتعين على المنظمين يتوقعون، إلى أقصى حد ممكن، والتوافق للاجتماع. وسوف تسمح بالتالي لترتيب الكراسي والمقاعد للناس لزيادة فعالية الاتصالات. وينظر معلومات أفضل وأسرع إذا وجه مرئية جيدا، والعيون، والإيماءات للمتكلم.

الخطوة 4. اجتماعات السلوك: مدة واللوائح.

اجتماع عمل لديها بعض المكونات التي تؤثر بشكل مباشر على فعالية القرار. مدة الأمثل يجب أن لا تتجاوز 40-45 دقيقة. نفسيا، والعقل الجماعي لا تكون قادرة على العمل بشكل مثمر خلال هذا الوقت. إذا كنت ترغب في مواصلة النقاش، فمن المستحسن أن تأخذ استراحة لمدة 30 دقيقة على الأقل، وزيادة الصحة والرعاية.

وينبغي أن تكون اجتماعات العمل الحد على الخطب. رصد الامتثال لقواعد - رئيس مسؤولة. ومع ذلك، واحترام قواعد الاجتماع يدل على كفاءة الموظفين.

الخطوة 5. محضر الاجتماع.

وضع وثيقة رسمية، التي تسجل المراحل الرئيسية للاجتماع، وأسماء المتحدثين والمقترحات والقرارات، عنصرا أساسيا في لقاء عمل. على أساس التقرير، رئيس الحق في طلب تنفيذ القرارات.

الخطوة 6. تحليل إعداد وعقد الاجتماع.

اجتماع عمل ناجحا إذا كنت تستطيع الإجابة بنعم على الأسئلة التالية: كيف يعرف جيدا دائرة المشاركين في الاجتماع؟ لديه موقع على المشاركين في فعالية الاتصال؟ بقدر الاجتماع والمهتمين في قضايا للمناقشة؟ الذي شغل منصب مخصص القرارات الاستراتيجية؟ ما هي التناقضات بين الشخصية والأهداف الجماعية تتجلى؟ ما هو السبب أي تضارب (إذا وقعت فيه)؟ على نحو فعال أنفقت اجتماع الوقت؟