أنواع التسميات الشؤون، خصائصها والغرض

تنظيم وإدارة الوثائق فعالة في المؤسسة مستحيلة من دون تهيئة الظروف المناسبة لذلك. или на бумажных носителях. واحد منهم يقوم بدور تسمية الأمور في شكل الكتروني أو على الورق. إذا المتخصص، التي ترتبط مع الوثائق الأنشطة، نسأل: "ما هي أنواع التسميات الشؤون"، - يجب أن ندعو لهم بدقة. والحقيقة أن هؤلاء الموظفين مضطرون لمعرفة تصنيف لتوجيه نفسها بسرعة في وثائق مجموعة.

مجموعة من الحالات: مفهوم، وأنواع، والمحتوى، والقيمة

قبل وصف نظام الخلق، فهم المصطلحات. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. أنواع القضايا التسميات هي الفئات المتقدمة في النموذج المعد من قوائم منهجية من أسماء المجمعات الوثائق التي تولدها الشركة خلال نشاطها، مما يدل على فترات التخزين. وهي ضرورية للبحث السريع من الأفعال اللازمة. وسرعة المعاملات تعتمد على مجموعة من الجودة. قوائم تستخدم لتوزيع ومجموعة الأعمال التي تنفذ في المجلد، المقايسة حددت فترات الاحتفاظ آمنة. أنها توفر إنشاء ملف مرجعي، ويكون بمثابة مصدر للمعلومات المحاسبية. , как типовая, примерная, индивидуальная. في الواقع، هذه الأنواع من التسميات المستخدمة تعمل مثل، فرد مثالي نموذجي. تلتزم الشركة لتطوير مستقلة قائمة مع الأخذ بعين الاعتبار خصوصيات أنشطتها.

متطلبات

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. وبالنظر إلى تعدد أنواع القضايا وخصائصها وغرض واللوائح تحدد القواعد المستخدمة في تجميعها. يلي خلال تشكيل القوائم:

1. مراقبة وحدة نهج المحاسبة، واصفا، وتنظيم، والبحث، وتخزين الوثائق.
2. استخدام الفهرسة. ويوفر التعديلات، التصويبات والإضافات إلى الأقسام ذات الصلة من القوائم.
3. السيطرة على مؤشرات الاستقرار.

الخصائص العامة

, указанные выше. دعونا نفحص فترة وجيزة لغرض ونطاق أنواع من الحالات المذكورة أعلاه. يتم وضع القوائم الفردية لمنظمة معينة. وهي تعكس الوثائق المستخدمة في الأنشطة اليومية لها. في نفس الصناعة تميل إلى إشراك الشركات التي تستخدم نفس النوع من الأعمال. номенклатуры дел. لتوحيد والجماعات التي تستخدم التسميات القياسية وحول الشؤون ه. هذا الأخير يملك التوصية. дел являются обязательными. أنواع نموذجية من حالات التسميات إلزامية. وعادة ما يتم تثبيتها مع مؤشر موحد للشركات في جميع أنحاء الصناعة (النظام). التسميات النموذجية والمثالية جمعت المنظمات الأم. أنها تخدم كأساس لتشكيل القوائم الفردية للشركات محددة. وهي، بدورها، تخضع لاتفاق مع الهياكل العليا. находятся в ведении квалифицированных специалистов. يتم تشغيل أنواع التسميات الشؤون وتصميمها من قبل الفنيين المؤهلين. انجذابها لجرد وتنظيم العمل معهم. وينبغي تنسيق التسميات شكلت مع المكتب وأرشيف الأعمال.

عامل مهم

يجب أن تكون التسميات الشؤون حاضرا في كل المؤسسات، بغض النظر عن وجود معيار أو المخزون. لتنظيم ويعتبر التطوير الأمثل من الوثيقة الموحدة. подразделений. وهي تشمل جميع أنواع التسميات من ادارات الشئون. قائمة موحدة من المتفق عليه مع أرشيف المناسب. بعد موافقتها، الرائدة في مجال الوحدات الهيكلية نقل أقسام التفريغ لاستخدامها في عملهم.

تفاصيل إعداد

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. للموظفين، ووضع قوائم المراجعة، فمن المهم أن نعرف ليس فقط ما هي أنواع مختلفة من التسميات للأمور، ولكن أيضا التكوين، وعدد من الوثائق المستخدمة في المؤسسة. في أنشطتها والخبراء استخدام موقف المنظمة الحالي وقائمة العام الماضي من أعمال، والتوظيف، والتصنيفات، والمخزون، ملف مرجعي وهلم جرا. إن نظام تصنيف التسميات يعتمد في المقام الأول على بنية المؤسسة. أهمية كبيرة والوظائف التي تدرك المنظمة. في هذا الصدد، حيث أن فئات التصنيف يمكن أن تعمل أقسام على النحو الداخلية، ومهام الإدارة.

أنواع المستندات

وينبغي أن تتضمن مجموعة من الحالات جميع الأعمال التي تعكس أنشطة الشركة. وشملت الوثائق التي يتم استخدامها من قبل الجمعيات العامة في قائمة المنظمات التي أنشئت من أجلها. في التسمية قد تكون الأعمال الحالية والتي لم تنته التي جاءت من شركات خارجية للحلول، ملف مرجعي. غير مدرجة في قائمة المنشورات. وتشمل، في جملة أمور، وتشمل هذه القرارات مجموعات والنشرات والكتيبات والمجلات المرجعية، والكتيبات، وعلامات وهلم جرا. لا تشمل مجموعة من الحروف الهجائية والمواد المساعدة الأخرى، التي لا تعكس الاتجاهات الرئيسية للمنظمة.

النظام العام

списка разделов и подразделов классификационной схемы. يأخذ نص التسمية من الحالات على شكل قائمة من الأقسام والأقسام الفرعية لنظام التصنيف. في وثائق رؤوس مجمع نفس الوقت المحدد. يتم تسجيل المعلومات اللازمة من الوثائق في شكل بيانات. وفي وقت لاحق، وأنها تستخدم في تشكيل تسمية المشروع. قد تظهر القائمة في شكل جدول. على سبيل المثال:

تسمية الأمور في نوع المدرسة الإصلاحية 8

تحديد اللغة من أجل تعليق

ويتم ذلك وفقا للقواعد المعمول بها. على وجه الخصوص، ينبغي عليهم:

1. في شكل عام تعكس بدقة مضمون القضية، وتشكيل الوثائق التي يتم وضعها في ذلك، والأنواع والإكسسوارات وظيفية.
2. تشمل عناصر ملزمة مرتبة في تسلسل واضح:

• اسم نوع أو سلالة. قد يكون هذا السجل المراسلات والأوامر والبروتوكولات، وهلم جرا.
• اسم المؤسسة / وحدة الهيكلية. يجب أن يتضمن هناك معلومات عن المطور / كاتب المستند.
• اسم الشركة، والتي سيتم تناولها أو التي من المفترض أن تحصل على الأفعال التي يتم وضعها في القضية.
• وصف موجز للوثائق.
• واسم المنطقة، والذي يرتبط بمحتوى الأعمال.
• الفترة (التاريخ)، والتي يتم وضع المستندات في القضية. ويوفر أيضا معلومات عن توافر نسخة.

يعمل على قضية واحدة

في صياغة عناوين الحالات التي توجد فيها هذه الأوراق، وإذا كانت لا تنطوي على تسلسل التنفيذ، وكلمة "وثائق"، وعند نهاية (بين قوسين) تشير إلى أنواع الرئيسية. قد تكون هذه التقارير والخطط، وما إلى ذلك صياغة قد على سبيل المثال على النحو التالي :. "وثائق على ندوات حول المحفوظات في المؤسسة (قائمة المنشورات التدريس الموصى بها، وقوائم)."

مراسلة

وتشمل الحالات العناوين التي يرد عليه، والمصطلح المناسب. بعد كلمة "المراسلات" تشير، على ما القضية، ومنهم من أجرى ذلك. في عنوان الحالات التي توجد فيها رسائل المراسلين متجانسة، لا تعطى أسمائهم. بدلا من ذلك، فإنها تشير إلى الأنواع الشائعة. الصياغة، على سبيل المثال، قد يكون هذا: "المراسلات التي لها فروع في التقرير السنوي للمنظمة والتخطيط." إذا كان هناك رسائل في المراسلين متنوعة، كما لا سردها. في هذه الحالة، يشير فقط موضوع الاتصال. على سبيل المثال: "المراسلات بشأن المسائل المتعلقة بالتكيف من الموظفين". اسم مراسل محددة تشير فقط في حين أن تحتوي فقط على خطابات له ومنه.

الوثائق المتعلقة محلة معينة

إذا لم تتشكل الأشياء من مثل هذه الأعمال، والعناوين هي أسماء محددة من الوحدات الإدارية الإقليمية المقابلة. يجب أن تأخذ بعين الاعتبار عددا من الفروق:

1. إذا كان المحتوى من مجموعة من الوثائق تشمل عدة مناطق متجانسة، لا يتم سرد أسمائهم محددة. في هذه الحالة، نظرا اسم النموذج عموما. قد يكون بلفظ: "وثائق على تنظيم التفاعل بين رؤساء الدفاع لمكافحة الإرهاب".
2. إذا تعلق المحتوى إلى واحد من وحدة إدارية والأقاليم، أشار اسمها في الرأس.

بالإضافة إلى ذلك

في الحالات العنوان، والتي سوف تشمل وثائق التخطيط / وتشمل البيانات بيانات عن الفترة التي تتكون فيها. قد يكون هذا ربع أو السنة، نصف السنة. عناوين الحالات تستخدم لتلخيص الوثائق متجانسة، يشار إلى اسم آخر في صيغة الجمع. على سبيل المثال: "أوامر على ترقية الموظفين في المنظمة."

إنشاء مجلدات

في الحالات التي يفترض أنه سيتم تشكيل من عدة أجزاء (على سبيل المثال، مع كمية كبيرة من الوثائق)، وضعت أول رأس مشترك، وبعد ذلك (إذا لزم الأمر) - اسم لأجزائه. آخر ظيفة التحديث التي يؤدونها. على سبيل المثال: "مذكرة لعام 2015"، "وحدة التخزين 1. مذكرة للنصف 1ST عام 2015". في سياق تشكيل وإزالة مجمعات رؤوس يمكن تحديد الوثائق. وفي الوقت نفسه فإنه يحظر على إدراج فيها تبسيط صياغة وغير محددة. على وجه الخصوص، لا يجوز استخدام كلمات مثل "مختلفة"، "المراسلات العامة"، وهلم جرا. فمن المستحسن تجنب استخدام يتحول معقدة والكلمات الافتتاحية.

تبسيط

يمكن أن يتم ذلك بطريقتين:

1. خلال تشكيل تسمية المنظمة بأكملها إلى أعلى قائمة تحمل عناوين على الأعمال التجارية، بما في ذلك أعمال التنظيمية والإدارية. بعد ذلك، حسب الترتيب التنازلي لأهميتها للإشارة إلى أسماء الفئات الأخرى (تعاقدي، والتخطيط وإعداد التقارير، وما إلى ذلك). ويجب أن يقوم تجميع القضايا في بنية التقسيم، فضلا عن تخصيص الأسماء الأخيرة على أفعال محددة وظيفية العلاقة داخلها.
2. في تشكيل قائمة موحدة بأسماء الفروع ستعمل مباشرة أسماء الانقسامات على أساسها يتم ذلك خطط التصنيف. يتم ترتيب أسماء وفقا للالتوظيف.

تعريف المصطلحات

فترة ما قبل مجموعة ضرورية لضمان تنظيم الرصد المنتظم لتنفيذها، والتكيف في الوقت المناسب من وسائط التخزين. على سبيل المثال، فإن الوقت قد تختلف من مؤقت إلى دائم، إذا كان هناك أسباب لذلك. يجب أن تكون المدة المحددة وفقا للنموذج البيانات (الإدارات) على قائمة الوثائق التي تم إنشاؤها أثناء تشغيل المشروع. إذا كانت هذه القائمة ليست متوفرة، استخدم التقريبية / التسميات التقليدية. ويمكن أيضا أن يتم تحديد فترات الاحتفاظ بالتنسيق مع السلطات المختصة في المحفوظات الاتحادية.

تعيين الفهارس

يتم تنفيذه لتحديد العمليات وخالية من الأخطاء من الحالات والوثائق الواردة فيها. يمثل مؤشر رمزا شكلت مع الأرقام العربية. ويمكن أن تشمل تقسيم الرمز مع إضافة الرقم التسلسلي للحالة (مع واصلة). على سبيل المثال، يتم تعيين قسم المحاسبة الرمز 05. وثيقة، وفتح الباب لدعاة التقرير السنوي. وعليه، فإن القضية التي تحتوي على الفعل، وذلك كجزء من القائمة الموحدة هي مؤشر 05-01.