كيفية كتابة رسالة تغطية لالوثائق؟

عندما خدمة - خاصة بعيد - منظم عادة ما ترسل مجموعة من الوثائق. وهذا قد يكون أعمال الاستقبال والإرسال، قسائم التعبئة، والفواتير، والفواتير التصحيحية، العرض. في حالة عدم وجود الطرف الآخر أو أوراق مالية جديدة كبيرة على وجه الخصوص، فمن المستحسن أن إرسال بريد إلكتروني غطاء للوثائق. كيفية جعله، وهذه النقطة؟

قائمة الملاحق

في معظم الأحيان في الفواتير أو العقود سير العمل المعنية، ومختلف اتفاقيات إضافية لهم. في هذه الحالة، تحتاج فقط لوصف بالتفصيل ما هو في حزمة، وكيف على وجه السرعة يجب إرسال ورقة إلى المرسل أن المتلقي له علاقة معهم، وهلم جرا. D. دور مثل هذه التعليمات ويؤدي رسالة تغطية لهذه الوثائق. في ذلك، على سبيل المثال، يمكنك تحديد أن نسخة من العقد المبرم مع أختام وتواقيع الأشخاص المخولين يجب أن يتم إرسالها إلى المرسل. إذا تم إرفاق المنتج إلى الفاتورة، يجب التأكيد على أنه ينبغي أن تدفع في غضون فترة معينة. خطابات وعادة ما تشير قائمة الوثائق مع قائمة من التطبيقات والوجهات. يجب ترقيم القائمة، أنه عند استلام يمكن التحقق على الفور للتأكد من اكتمالها. ويحدث أيضا أن تغطي هذه الرسالة إلى الوثائق يشير إلى أنها تحتوي، على سبيل المثال، تعديل العقد لتصنيع وفصل نقل حقوق التأليف والنشر، ولكن في الواقع المرسل ينسى أن نعلق هذه الأوراق المالية. هذا هو السبب في إعداد الضروري التوفيق وعلى الفور تقرير الخطأ إلى الطرف المقابل.

كيفية صياغة رسالة تغطية لالوثائق؟

غالبا ما تستخدم لهذا الغرض نمط خاص. عينة رسالة تغطية للوثائق ويمكن الاطلاع بشكل مباشر في Word، أوبن أوفيس أو أي من اختيارك. سيكون لديك فقط لادخال البيانات الخاصة بك، حدد المتلقي والمرسل - وترسل جاهزة. تغطية الرسالة إلى الوثائق دون أي مشاكل، ويمكنك ان تجعل الخاصة بك. شكل جيد يعتبر أن أشكركم على تعاونكم في الفقرة الأولى. ثانيا، يمكنك تحديد أن "X منظمة Y يوجه الشركة الوثائق التالية" (تليها القائمة)، و "طلب منه التوقيع وإرسالها إلى عنوان"، "أن تعامل على أنها سرية"، "صحيح، إذا لزم الأمر" ... كل هذا يتوقف على الوضع المحدد . ولكن آداب العمل ينطوي على قواعد واضحة وشفافة للعبة. لا ينبغي أن يكون المقاول الخاص لنتساءل ما يجب القيام به مع إنتاج الورق، إذا كانت تحتوي على النسخة النهائية أو خيارات للمناقشة. يجب أن يكون كل شيء باللون الأسود والأبيض.

التصميم الجرافيكي

وتغطي هذه الرسالة عادة وثائق الأولى انها ملفتة للانتباه للطرف المقابل. لا ينبغي أن تكون طويلة وطويلة. ويكفي أن نشير إلى صفحة واحدة التي هي جزء من مجموعة من الوثائق أن المرسل يطلب منهم القيام به، وإلى متى، وكذلك العنوان الكامل للمرسل. فإنه من المستحسن أن نتأكد من أن المستلم الصحيح وقد دعا، ناهيك عن حقيقة أن الخطأ في مثل هذه المسألة الحساسة، حيث أن علاقة تجارية، قد تكون مكلفة للغاية. من غير المقبول أن ترسل رسالة تغطية لطرف مقابل واحد إلى الوثائق الموجهة للآخر. ومن المرغوب فيه لتصميم على الورق، موقعة ومختومة، في حين أن الشرط الأخير هو اختياري. لا يستحق الطرف المقابل ورطة كما قراءة رسالة طويلة في بحروف صغيرة. لذلك، يجب أن تكتب رسالة تغطية في أكثر إيجازا، يمكن قراءتها ودقيقة.