عمل المكتب السري: تنظيم وقواعد ممارسة الأعمال التجارية

من الآن فصاعدا، العمل الكتابي السري هو امتياز ليس فقط الوكالات الحكومية. الوثائق التي تحمل طابع السرية اليوم هي في كل منظمة تجارية رئيسية تقريبا. هذه المادة سوف اقول لكم كل شيء عن الإدارة السليمة للتوثيق السري.

مفهوم السرية في حفظ السجلات

أي نشاط عمل، بطريقة أو بأخرى مرتبطة مع وثائق سرية أو سرية، دائما يبقي في حد ذاته الكثير من الصعوبات والمشاكل والمخاطر. ما هو السبب في ذلك؟ وهناك أسباب كثيرة، من بينها عدم القدرة على العمل بكفاءة مع الأوراق المالية التي تحمل تصنيف السرية.

بادئ ذي بدء، سيكون من المفيد تحديد ما هو سر عموما. الغموض له عدة معان. هناك أن يأخذ في الاعتبار التعريف الأكثر شيوعا، ثم هذا المفهوم ينبغي أن تعامل على أنها نوع من المعلومات التي تتوفر فقط لدائرة محدودة من الناس. لا يمكن الكشف عن السر، يجب أن تبقى سرية. وكقاعدة عامة، وسرعان ما فقدت الغموض، والمعلومات تصبح في متناول عدد كبير من الناس. وبناء على ذلك، يصبح تنظيم إدارة السجلات السرية أمرا لا لزوم له.

التصنيفات الأمنية

في الوقت الراهن، والخصوصية لديها عدة أنواع أساسية. إذا كان الأمر يتعلق بعمل المكتب السري، بطريقة أو بأخرى تتعلق بالشؤون العامة، ثم تنقسم جميع الوثائق إلى ثلاثة أنواع رئيسية:

• أهمية خاصة؛
• سري للغاية؛
• الاستخدام الرسمي.

وهذا التصنيف يحدده القانون الاتحادي الخاص المؤرخ 21 تموز / يوليه 1993 "بشأن أسرار الدولة". ما هو كل من النسور المذكورة أعلاه؟

ويمثل شريط "الأهمية الخاصة" أعلى درجة من السرية. وبطبيعة الحال، لا يمكن الحصول على مثل هذا الوضع من قبل كل وثيقة. لذلك، في حالة الكشف عن عنق ذات أهمية خاصة، يمكن القيام به أضرار كبيرة للدولة أو مجموعة من الناس. وهذا هو السبب في أن حماية هذه الوثائق مناسبة.

يتم تعيين الطابع "سري للغاية" أيضا إلى الوثائق التي تحتوي على بعض سر الدولة. إن التنظيم الصارم في التعامل مع هذه الأنواع من الأوراق المالية هو في هذه الحالة سمة مميزة.

الحزن "استخدام الخدمة" لا توفر وثائق بسرية خاصة، ولكن تحد بشكل كبير من استخدامها. هذا النوع من الأعمال المكتبية السرية أنشئت، كقاعدة عامة، في الهياكل التجارية.

ترتيب التصنيف

ويحدد القانون الاتحادي المتعلق بالدولة ترتيب التصنيف أيضا. سر، اسمه أعلاه. ووفقا لهذه الوثيقة، قد يشمل السر الخاضع للدولة:

• معلومات عن المجال العسكري؛
• معلومات عن الاقتصاد أو التكنولوجيا أو العلم؛
• معلومات عن السياسة الخارجية أو المجالات الاقتصادية؛
• معلومات عن مكافحة التجسس، والأنشطة التنفيذية أو التحقيقية، وسياسات مكافحة الإرهاب، وهلم جرا.

كيف تخضع الوثائق للتصنيف؟ الشيء الرئيسي الذي تجدر الإشارة إليه هو وجود الخبراء المصرح لهم خصيصا. ويشارك الأشخاص الذين لديهم مؤهلات معينة في تطوير التخزين الآمن لبعض الأوراق المالية. ويختار التصنيف الأنسب للسرية، الذي يتم بموجبه الاضطلاع بمزيد من العمل. في الواقع، وحفظ السجلات السرية هو مجال ضخم مع موظفيها والمديرين.

المبدأ النظامي لتعريف السرية

ومن أجل التعريف الأكثر كفاءة لدرجة السرية، من الضروري تطبيق مبادئ خاصة دوريا. بعد ذلك سنتحدث عن شكل تعريف السرية في حفظ السجلات - مبدأ النظامية. ما هو مثل؟

وتتمثل السمة الرئيسية لنهج النظام في إيلاء اهتمام خاص لمشكلة السرية بوجه عام. وتتمثل مهمتها الرئيسية في الحفاظ على اتجاهين مؤثرين متبادلين: من ناحية، لمنع نشر المعلومات الهامة؛ من ناحية أخرى، تجنب السرية الجماعية والمشاكل الناتجة.

كيف يتم حفظ السجل السري؟ هنا الرئيسية هي آليتين: المبالغة وتقليل الرقبة من السرية. إن المبالغة في التقدير إلى حد كبير يحد من إمكانية تبادل المعلومات الضرورية، فإن التقليل من شأن هذه العملية يقلل إلى حد ما من هذه العملية.

مبادئ أخرى

ما هي المبادئ والقواعد الأخرى لإدارة السجلات السرية التي يمكن تمييزها؟ بالإضافة إلى النظامية، تجدر الإشارة أيضا الموضوعية. ما هي النقطة هنا؟ إذا كنت تعطي وصفا موجزا، فإنه يبدو مثل هذا: عند العمل مع وثائق سرية لا يمكن أن تسترشد أنواع مختلفة من الآراء والافتراضات الذاتية. ويجب أن تكون هناك قائمة معينة من القواعد، تنص على أن جميع التدابير اللازمة ستوضع.

ومبدأ التحسين هو عنصر آخر غير قابل للتصرف في حفظ السجلات السرية. ونقطة رئيسية هي أن أقل قدر من البيانات في وثائق سرية هو الحل الأفضل والأمثل. المعلومات المفرطة سوف تنتهك فقط المستوى اللازم من الأمن.

ومبدأ التفتيش الدوري هو الرصد المستمر للوثائق السرية.

بشأن إجراء تغييرات على الوثائق المصنفة

وكما ذكر سابقا، يتم تحديد درجة سرية الوثيقة وفقا لقائمة خاصة من المعلومات. بعد التصنيف، يتم تصنيف الوثائق وإرسالها لحفظها. هل من الممكن إجراء تغييرات على هذه الوثائق؟

تعليمات بشأن حفظ السجلات السرية، التي تحتوي على القانون الاتحادي للدولة. سر، يحدد عددا من الحالات والظروف الموضوعية، والتي يمكن أن تخضع للوثائق بدرجات متفاوتة. غير أنه ينبغي ملاحظة أن الموعد النهائي لإلغاء رفع السرية عن الوثائق أو تغييرها ينبغي ألا يتجاوز 30 عاما. ويستثنى من ذلك قرار لجنة خاصة مشتركة بين الإدارات. وكما هو الحال بالنسبة للتصنيف، يجري العمل على إزالة أو تخفيض نسور التصنيف من قبل مجموعة خاصة مأذون بها من الأشخاص.

تدمير الوثائق السرية

ويتوقف قرار تدمير وثيقة سرية أو أخرى على تصنيف السرية المفروضة عليه. إذا تم وضع علامة على شريط مع أهمية خاصة أو سرية تامة، ثم يتم حل جميع القضايا من قبل اللجنة المشتركة بين الإدارات. إذا كان الأمر يتعلق بسرية تجارية، وثائق سرية للمؤسسة، فمن الضروري عقد لجنة الخبراء الخاصة والمديرين التنفيذيين. وسوف تتعامل مع القضايا التنظيمية، وينبغي أن تعطي الإدارة الإذن.

وتحدث عملية التدمير، كقاعدة عامة، في تكوين ثلاثة أشخاص أو أكثر. يتم تدمير الورق مع مساعدة من آلات خاصة - آلات تجهيز الورق. يجب أن تكون هناك علامة اختيار في استمارات التسجيل التي تحدد حفظ السجلات. ومن الجدير بالذكر أيضا أن تدمير الوثائق المصنفة ينبغي أن يحدث بالتوازي مع تدمير المخزون الداخلي.

قواعد حفظ السجلات السرية

بعد ذلك سنتحدث عن الوثائق السرية للشركات أو الهياكل التجارية الأخرى. عند العمل مع وثائق سرية، من الضروري أن تأخذ في الاعتبار عدة قواعد ومتطلبات أساسية. ومن الجدير تسليط الضوء على أهم النقاط:

• ومن الضروري مراقبة الرقابة الصارمة على وصول الأشخاص غير المرخص لهم إلى الوثائق. انها عن الموظفين. لذلك، يجب أن يتم إنشاء الأمن من خلال الأمن أو الأجهزة الأمنية.
• ومن الضروري تحديد الأشخاص الذين لهم الحق في العمل مع الوثائق المصنفة تحديدا دقيقا. وبناء على ذلك، ينبغي منحهم سلطات خاصة.
• وينبغي وضع تعليمات واضحة (مذكرة) للعمل مع وثائق سرية. وينبغي تنظيم جميع الأعمال الأخرى بما يتفق تماما مع ذلك.
• يجب أن يكون لدى الموظفين اتفاق على عدم الإفصاح عن الأسرار التجارية والصناعية.
• ويجب أن تكون هناك حوافز مادية ثابتة للأشخاص الذين لهم الحق في الوصول إلى الوثائق المصنفة. وعلى وجه الخصوص، يجب أن يكون أي متخصص في حفظ السجلات السرية تحت السيطرة الشخصية للإدارة.

هذه هي كل القواعد الأساسية التي يجب مراعاتها عند العمل مع وثائق سرية أو سرية.

واجبات الخبراء على الوثائق السرية

واجبات الموظفين المقبولين في الأعمال الكتابية السرية تختلف عن كل مؤسسة. وعلى أي حال، لا توجد تعليمات واحدة بشأن العمل مع الوثائق السرية. ومع ذلك، لا يزال من الممكن تحديد النقاط الأكثر شيوعا والمشتركة أن كل موظف يتعامل مع الأوراق السرية يجب أن نتذكر. وعلى وجه الخصوص، نتحدث عن حقيقة ما يلي:

• ويكون الموظف مسؤولا شخصيا عن تخزين الوثائق أو حفظها أو تعديلها.
• يجب على الموظف أن يكون يقظا ومسؤولا ومراعاة. ويجب أن تتوقف فورا أية محاولات يقوم بها أشخاص غير مأذون لهم بالوصول إلى الوثائق.
• يجب على الموظف معرفة واتباع تعليمات التعليمات بشأن العمل مع الوثائق السرية.

بالإضافة إلى ذلك، من الضروري تسليط الضوء على ما يحظر على المختص القيام به. وتشمل هذه:

• رسائل إلى أي معلومات سرية طرف ثالث.
• إزالة الوثائق أو نقلها أو تعديلها دون علم الإدارة؛
• التعرف على الوثائق المتعلقة بالقضايا التي لا تشكل جزءا من إدارة الموظف؛
• تدمير الوثائق دون علم الإدارة.

ظهور الوثائق السرية

ومن المفيد إعطاء أكثر المعلومات العامة حول الكيفية التي ينبغي أن ينظر بها غطاء الوثائق السرية. عمليا أي قسم من إدارة المكاتب السرية يحدد المعايير التالية:

• الزاوية اليمنى العليا هي تصنيف السرية.
• تحت الطوابع - رقم المخزون.
• يجب أن يكون للوثائق ذات الطابع السري التام خط أحمر من الزاوية اليمنى العليا؛
• يجب أن تكون الأوراق مرقمة ومترابطة.

وبطبيعة الحال، هناك العديد من المتطلبات الأخرى لهذا النوع من الأوراق المالية. ومع ذلك، تشير النقاط المذكورة أعلاه إلى جميع أشكال الوثائق السرية تقريبا.