الحاجة إلى أدلة وثائقية من القرارات التي أصبحت ضرورية في الحالات التي يتم اتخاذها بشكل جماعي. في معظم الأحيان لتصحيح مسار الأحداث يستخدم هذا النوع من تسجيل البيانات على أنه بروتوكول.
"بروتوكول" كلمة لها عدة معان - ويمكن تثبيته والإجراءات في حالة معينة، ومصممة بشكل صحيح وثيقة رسمية تحتوي على البيانات تباعا خلال مناقشة والحوار والاجتماعات والمؤتمرات والاجتماعات صنع القرار. يرجى أن يكون على علم بأن لديه العديد من النماذج التي تختلف في الغرض منها. محضر الاجتماع من المستأجرين وثيقة من فئة مختلفة إلى حد ما من، على سبيل المثال، تقرير سلطات التحقيق أو غيرها من السلطة الإشرافية.
اجتماع دائم / المجتمع جماعية مؤقتة (اجتماع لجنة المساهمين والمستأجرين ومجلس الإدارة) موضوع وثائق إلزامية. اعتمادا على قرار رئيس منظمة أو جماعة المتخذة، محضر الاجتماع يمكن أن تجرى في الكامل (سجل شامل الخطب والمناقشات والأسئلة والأجوبة) أو شكل مختصر. وكقاعدة عامة، خلال سكرتير الجلسة أو الشخص المسؤول الآخر تحتفظ بسجل من كل ما يحدث، ويجمع المواد ذات الصلة المقدمة للمشاركين، ثم يجلب لهم في وثيقة واحدة.
وفيما يتعلق بمتطلبات الجريدة الرسمية، وأنها تم تعيينها في معايير الدولة التي تحكم السياسات الصحيحة. على سبيل المثال، في محضر اجتماع المالكين أو المستأجرين من ممثلي المجموعات والمنظمات الأخرى، بالإضافة إلى اسم المستند والمنظمة، وتاريخ الحدث وجدول الأعمال يجب أن أشارت بيانات من رئيس، وزير، والأحزاب الحضور.
ملخص لمخطط المعلومات على النحو التالي: تشغيل - قدم (و) - قرر / متفق عليه. وبالأحرف الأولى على دقة مجموعة البيانات توقيع رئيس مجلس الإدارة وأمين السر. إذا لزم الأمر، ويمكن الحصول على المشاركين في الاجتماع على أنه نسخة كاملة من دقيقة، فضلا عن مقتطفات من أي جزء منه.
بعض الفروق الدقيقة في البيانات والمعلومات وثيقة تعكس السكان الجماعي للاجتماعات، والذين يعيشون في المباني السكنية. في هذه الحالة، فإن اجتماع أصحاب المنازل بروتوكول يتم التأكد من البيانات على شكل الحدث (التجمع الفعلي للأشخاص أو التصويت الغيابي على جدول الأعمال)، والعنوان الفعلي والمنطقة من وجوه قال منفصلة، عدد المصوتين الحاضرين والمنتمين إليها.
وبالإضافة إلى ذلك، فإن التطبيق الإلزامي لهذه الوثيقة عبارة عن قائمة من الألقاب المشاركين (أو من ينوب عنهم)، مع عدد من الشقق في الإستحواذ على الكرة. إذا وردت رأي سكان غيابيا، في قائمة إضافية ينبغي تحديد ليس فقط على البيانات الإنسان، ولكن أيضا قراراته بشأن جميع القضايا المطروحة على جدول الأعمال. أيضا، يجب أن تتضمن أيضا معلومات حول الوثيقة، التي تؤكد حق ملكية أو حيازة موقع معين في جزء من المنزل، فضلا عن إرادة كل مواطن للعناصر المحددة في جدول الأعمال من الأشكال واضحة ومقبولة (توافق، نختلف، الامتناع). إلا تحت هذا الشرط، فإن سكان محضر اجتماع صالحة.